Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst ("DPA") maakt deel uit van de overeenkomst tussen Vetnio AB, bedrijfsregistratienummer 559494-6807, met geregistreerd adres Grev Magnigatan 10, 114 55 Stockholm, Zweden ("Vetnio", "Verwerker"), en de klant of organisatie die de producten of diensten van Vetnio gebruikt ("Klant", "Verwerkingsverantwoordelijke").

Door een account aan te maken of anderszins gebruik te maken van de diensten van Vetnio, gaat de Klant akkoord met deze DPA, die een aanvulling vormt op en integraal onderdeel is van de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid van Vetnio.

1. Onderwerp en Duur

Vetnio biedt een AI-gedreven documentatiedienst die audio-interacties tussen veterinaire professionals en diereneigenaren opneemt, transcribeert en verwerkt om klinische notities en gerelateerde gegevens te genereren.

Deze DPA regelt de verwerking van persoonsgegevens door Vetnio namens de Klant gedurende de duur van het actieve Vetnio-abonnement van de Klant en elke noodzakelijke gegevensbewaarperiode voor naleving of ondersteuning.

2. Rollen van de Partijen

• De Klant treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens.
• Vetnio treedt op als Verwerker en verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend namens de Klant en in overeenstemming met deze DPA, het Privacybeleid en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

3. Aard en Doel van de Verwerking

Vetnio verwerkt persoonsgegevens om:

• consultaties en andere audiobestanden op te nemen en te transcriberen,
• medische notities te genereren, structureren en op te slaan,
• Vetnio's producten en gerelateerde ondersteuning te leveren en te verbeteren,
• systeembeveiliging, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen, en
• geaggregeerde en geanonimiseerde gebruiksgegevens te analyseren om Vetnio's technologie en AI-modellen te verbeteren en te ontwikkelen.

Vetnio kan basis identificatiegegevens verwerken (bijv. namen, professionele gegevens van dierenartsen), stemgegevens en tekstuele informatie in klinische notities. Vetnio verwerkt niet opzettelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens met betrekking tot huisdiereigenaren, tenzij dergelijke informatie incidenteel door de Klant wordt verstrekt tijdens het gebruik van de Dienst.

4. Geautoriseerde Verwerking en Rechten van Vetnio

Vetnio zal:

1. persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant en de toepasselijke wetgeving;
2. passende technische en organisatorische maatregelen handhaven zoals vereist door Artikel 32 AVG; en
3. vertrouwelijkheid waarborgen van al het personeel dat toegang heeft tot persoonsgegevens.

Vetnio mag geaggregeerde, gepseudonymiseerde of geanonimiseerde gegevens afgeleid van het gebruik van de diensten door de Klant gebruiken voor legitieme bedrijfsdoeleinden zoals analyses, service-optimalisatie, AI-training en productontwikkeling, op voorwaarde dat geen individuele natuurlijke persoon identificeerbaar is.

5. Subverwerkers

Vetnio maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers om zijn diensten te leveren.

Een actuele lijst van subverwerkers, inclusief verwerkingslocaties en doeleinden, wordt bijgehouden op vetnio.com/sub-processors.

Vetnio zal:

• ervoor zorgen dat elke subverwerker gebonden is door een schriftelijk contract dat voldoet aan de vereisten van Artikel 28 AVG,
• Klanten informeren over materiële wijzigingen aan subverwerkers, en
• verantwoordelijk blijven voor de handelingen en nalatigheden van subverwerkers.

6. Internationale Gegevensoverdrachten

Vetnio verwerkt en bewaart primair alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer gegevens worden overgedragen aan of benaderd door subverwerkers buiten de EER, worden dergelijke overdrachten geregeld door Gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's) die de Standaard Contractuele Clausules (SCC's) van de Europese Commissie of andere goedgekeurde overdrachtsmechanismen omvatten die een adequaat beschermingsniveau waarborgen in overeenstemming met Hoofdstuk V van de AVG.

Vetnio schakelt alleen subverwerkers in die voldoen aan strikte beveiligings- en nalevingseisen en biedt volledige transparantie via zijn openbare lijst van subverwerkers op vetnio.com/sub-processors.

7. Beveiligingsmaatregelen

Vetnio handhaaft industriestandaard beveiligingscontroles, waaronder maar niet beperkt tot: versleuteling tijdens verzending en in rust, toegangscontrolebeperkingen, regelmatige audits, geheimhoudingsovereenkomsten voor werknemers en procedures voor incidentrespons.

In geval van een inbreuk op persoonsgegevens zal Vetnio de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen en alle relevante informatie verstrekken ter ondersteuning van naleving van Artikelen 33–34 AVG.

8. Bijstand en Samenwerking

Vetnio zal de Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstaan bij:

• het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen,
• het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's), en
• het voldoen aan meldingsverplichtingen aan toezichthoudende autoriteiten of betrokkenen.

Redelijke administratieve kosten kunnen van toepassing zijn voor uitgebreide bijstandsverzoeken die niet direct verband houden met Vetnio's eigen nalevingsverplichtingen.

9. Gegevensbewaring, Verwijdering en Retournering

Vetnio bewaart Klantgegevens zolang als nodig is om de diensten te leveren en te verbeteren, de systeemintegriteit te waarborgen en te voldoen aan toepasselijke juridische, regelgevende en technische verplichtingen.

Na beëindiging van het account van de Klant kan Vetnio Klantgegevens blijven bewaren gedurende een redelijke periode voor back-up-, beveiligings-, audit- of productverbeteringsdoeleinden, waarna ze kunnen worden gearchiveerd.

Vetnio is niet verplicht gegevens te verwijderen die het wettelijk gerechtigd of verplicht is te bewaren, of gegevens die zijn geanonimiseerd of geaggregeerd zodat geen individu identificeerbaar is.

Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens kunnen voor onbepaalde tijd door Vetnio worden bewaard en gebruikt voor legitieme bedrijfsdoeleinden, waaronder analyses, productontwikkeling en de training en verbetering van Vetnio's AI-modellen.

10. Audits en Demonstratie van Naleving

Vetnio zal op redelijk schriftelijk verzoek alle informatie aan de Klant beschikbaar stellen die nodig is om naleving van deze DPA aan te tonen.

Formele audits ter plaatse kunnen maximaal één keer per jaar worden uitgevoerd en alleen wanneer dit wettelijk vereist is of schriftelijk is overeengekomen, onder voorbehoud van redelijke kennisgeving en vertrouwelijkheid.

11. Beperking en Wijziging

Deze DPA weerspiegelt Vetnio's standaard gegevensverwerkingsvoorwaarden en is van toepassing op alle Klanten, tenzij een afzonderlijke, ondertekende DPA met andere voorwaarden is uitgevoerd.

Grote bedrijfs- of groepsklanten kunnen wijzigingen of aanvullende clausules onderhandelen als onderdeel van hun masterovereenkomsten met Vetnio.

Vetnio kan deze DPA bijwerken om juridische of operationele wijzigingen weer te geven. Bijgewerkte versies worden gepubliceerd op vetnio.com/dpa, en voortgezet gebruik van de Dienst vormt acceptatie van de laatste versie.

12. Toepasselijk Recht en Jurisdictie

Deze DPA wordt beheerst door Zweeds recht. Eventuele geschillen vallen onder de exclusieve jurisdictie van de rechtbanken van Stockholm, Zweden, tenzij anders vereist door dwingende gegevensbeschermingswetgeving.

Contact

Voor privacy- of gegevensbeschermingskwesties, neem contact op:

📧 info@vetnio.com

📧 Vetnio AB, Grev Magnigatan 10, 114 55 Stockholm, Zweden

Door gebruik te maken van de diensten van Vetnio erkent en accepteert de Klant deze Gegevensverwerkingsovereenkomst.